Vorlage für eine KI-Nutzungsrichtlinie (AUP)

Viele Teams führen KI-Tools ein, bevor sie klare Regeln für vertrauliche Daten, genehmigte Tools, Sicherheit, Qualitätskontrolle und Kostenmanagement haben. Diese Seite stellt Ihnen eine praxistaugliche KI-Nutzungsrichtlinie (AUP) zur Verfügung, die Sie in kurzer Zeit anpassen können. Plus einen Einführungsleitfaden, damit sie im Alltag tatsächlich funktioniert.

Hinweis: Diese Vorlage dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.

Was Sie auf dieser Seite erhalten

Eine einseitige KI-Nutzungsrichtlinie (AUP), die Sie noch heute intern veröffentlichen können
Eine ausführliche KI-Nutzungsrichtlinie, die Audits, Lieferantenprüfungen und der täglichen Durchsetzung besser standhält
Eine schrittweise Umsetzungs-Checkliste (Verantwortliche, Schulung, Genehmigungen, Vorfallmeldung)
Klare Antworten auf häufige Fragen (private Konten, sensible Daten, Überprüfungsintervall)

Was ist eine KI-Nutzungsrichtlinie (AUP)?

Eine KI-Nutzungsrichtlinie ist ein Satz alltäglicher Regeln, der festlegt, was Mitarbeitende mit KI-Tools bei der Arbeit tun dürfen und was nicht. KI-Nutzungsrichtlinien decken in der Regel Folgendes ab:

Welche KI-Tools genehmigt sind (und wie der Zugriff erfolgen muss, z. B. über Unternehmenskonten/SSO)
Welche Daten eingegeben werden dürfen (öffentliche Informationen vs. vertrauliche Daten vs. personenbezogene Kundendaten)
Wie Ergebnisse zu prüfen sind (Genauigkeitsprüfungen, Quellenangaben, menschliche Freigabe für sensible Anwendungen)
Wie Vorfälle zu melden sind (mutmaßliche Datenpreisgabe, Richtlinienverstöße, Prompt Injection)

Eine „KI-Richtlinie“ kann breiter gefasst sein (Governance, Ethik, Rollen). Eine KI-Nutzungsrichtlinie ist die praktische Teilmenge, die den Alltagsgebrauch leitet.

Wann benötigen Sie eine KI-Nutzungsrichtlinie?

Sie sollten die Veröffentlichung einer KI-Nutzungsrichtlinie in Erwägung ziehen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

Mitarbeitende nutzen KI für Texterstellung, Zusammenfassungen, Recherche oder Programmierung
Personen fügen interne Dokumente, Kunden-E-Mails, Verträge oder Besprechungsnotizen ein
Ihr Team erstellt KI-generierte Inhalte für Marketing, Vertrieb oder Kundensupport
Sie möchten Transparenz über Nutzung und Kosten (und „Schatten-KI“-Konten verhindern)

So verwenden Sie diese Vorlage (5 Minuten)

Ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern wie [Firmenname].
Löschen Sie alle Abschnitte, die Sie nicht benötigen
Lassen Sie sie von Sicherheit/IT, Recht, HR und einem fachlichen Verantwortlichen prüfen
Veröffentlichen Sie sie intern und nehmen Sie sie ins Onboarding auf.

So setzen Sie Ihre KI-Nutzungsrichtlinie um (damit sie tatsächlich funktioniert)

Eine Richtlinie zu kopieren ist einfach. Sie auszurollen und aktuell zu halten, ist es, was spätere Probleme verhindert. Hier ist ein pragmatischer Prozess, der für gemischte Teams (Sicherheit/IT, Recht, HR, Finanzen, Operations, Produkt, Marketing) funktioniert.

Schritt 1: Verantwortlichen und Genehmigungsweg festlegen

Benennen Sie einen Richtlinienverantwortlichen (häufig Sicherheit/IT).
Definieren Sie, wer Ausnahmen genehmigen muss (häufig Recht/Sicherheit bei sensiblen Daten).
Schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle für Fragen der Mitarbeitenden (z. B. #ai-help oder ein gemeinsames Postfach).

Warum das wichtig ist: Wenn die Leute nicht wissen, wen sie fragen sollen, raten sie, oder sie umgehen die Richtlinie.

Schritt 2: Eine Liste „genehmigter KI-Tools“ pflegen

Entscheiden Sie:

Welche Tools für die Arbeit erlaubt sind
Ob SSO/Unternehmenskonten erforderlich sind
Welche Modelle/Funktionen eingeschränkt sind (z. B. teurere Modelle, Plug-ins/Erweiterungen)

Tipp: Halten Sie die Liste der genehmigten Tools direkt neben der Richtlinie, damit sie nicht auseinanderdriftet.

Schritt 3: Datenregeln definieren, die sich Menschen merken können

Die meisten Verstöße gegen KI-Nutzungsrichtlinien entstehen, weil Mitarbeitende nicht sicher sind, was sie in ein KI-Tool einfügen dürfen.

Verwenden Sie drei Kategorien:

Niemals erlaubt (Geheimnisse, Zugangsdaten, Zahlungsdetails)
Nur mit Genehmigung erlaubt (personenbezogene Kundendaten, nicht öffentliche Verträge, Sicherheitsdetails)
Generell erlaubt (öffentliche Informationen, anonymisierte Texte, allgemeine Entwürfe)

Schritt 4: Regeln für Ergebnisse und Qualitätskontrolle festlegen

Stellen Sie klar, dass KI-Ergebnisse einen Entwurf darstellen, sofern sie nicht geprüft wurden. Legen Sie fest, wann Sie Folgendes verlangen:

Menschliche Prüfung
Quellenangaben/Belege
Freigabe durch eine zweite Person (z. B. Recht für externe Aussagen)

Schritt 5: Kurz schulen und wiederholen

Eine 15-minütige Schulung reicht in der Regel aus, wenn sie Folgendes enthält:

3 Beispiele für „Eingabe in Ordnung“
3 Beispiele für „niemals einfügen“
Was zu tun ist, wenn Unsicherheit besteht (Hilfekanal + Eskalation)

Schritt 6: Vorfallmeldung und Überwachung einrichten

Definieren Sie:

Wer benachrichtigt wird bei mutmaßlicher Datenpreisgabe oder Richtlinienverstoß
Welche Informationen eine Meldung enthalten muss (verwendetes Tool, Datentyp, Zeitpunkt, Benutzer, Screenshots/Logs)

Schritt 7: Die Richtlinie planmäßig überprüfen

Legen Sie ein Intervall fest (häufig vierteljährlich) und aktualisieren Sie sie, wenn:

Neue Tools/Modelle eingeführt werden
Preise oder Vertragsbedingungen von Anbietern sich ändern
Vorschriften oder Kundenanforderungen sich ändern

Häufige Fehler (und wie Sie sie vermeiden)

Die Richtlinie zu streng formulieren, dann ignorieren die Leute sie
Lösung: Sichere Standardeinstellungen plus klarer Genehmigungsprozess.
Private KI-Konten für die Arbeit zulassen, dann sinken Transparenz und Kontrolle, und es entstehen Inkonsistenzen
Lösung: Nutzen Sie nach Möglichkeit unternehmensverwaltete Konten/SSO.
Keine Liste genehmigter Tools, dann wird die „Richtlinie“ nicht durchsetzbar
Lösung: Pflegen Sie eine gepflegte Liste mit einem Verantwortlichen.
Keine Verantwortlichkeit / kein Überprüfungsdatum, dann veraltet die Richtlinie
Lösung: Benennen Sie einen Verantwortlichen und legen Sie einen Überprüfungsplan fest.

1) KI-Nutzungsrichtlinie (AUP), Schnellstart (1 Seite)

KI-Nutzungsrichtlinie (AUP), Schnellstart

Kopieren/einfügen, anschließend alles in eckigen Klammern wie [Firmenname] ersetzen.

KI-NUTZUNGSRICHTLINIE (AUP), SCHNELLSTART

Unternehmen: [Firmenname]
Gültig ab: [JJJJ-MM-TT]
Richtlinienverantwortlicher: [Team / Rolle]
Gilt für: Alle Mitarbeitenden, Auftragnehmer, Praktikanten und Aushilfen
Überprüfungsintervall: [Vierteljährlich / Halbjährlich]

1) Zweck
Diese Richtlinie definiert die zulässige Nutzung von KI-Tools zur Steigerung der Produktivität und schützt zugleich Unternehmensdaten, Kunden und geistiges Eigentum.

2) Genehmigte KI-Tools
Verwenden Sie ausschließlich KI-Tools, die von [IT/Sicherheit] genehmigt wurden. Liste der genehmigten Tools: [Link / Liste].
Verwenden Sie keine privaten KI-Konten für Unternehmensaufgaben, sofern dies nicht ausdrücklich genehmigt ist.

3) Datenregeln (am wichtigsten)
Geben Sie KEINESFALLS Folgendes in ein KI-Tool ein:
- Passwörter, Geheimnisse, API-Schlüssel, private Schlüssel, Zugriffstoken
- Zahlungsdaten (Kreditkarte/Bank), Authentifizierungscodes
- Personenbezogene Kundendaten (PII), sofern nicht von [Recht/Sicherheit] genehmigt
- Vertrauliche Verträge, Rechtsdokumente, nicht öffentliche Finanzinformationen, sofern nicht genehmigt
- Proprietären Quellcode oder Architekturdetails, sofern nicht genehmigt

Erlaubte Eingaben (Beispiele):
- Öffentlich verfügbare Informationen
- Bereinigter/anonymisierter Text ohne Identifikatoren
- Allgemeine Entwürfe ohne vertrauliche Details

4) Regeln für Ergebnisse
- Behandeln Sie KI-Ergebnisse als Entwurf: Prüfen Sie Fakten, Quellen, Berechnungen und Aussagen.
- Veröffentlichen Sie keine KI-generierten Inhalte extern ohne menschliche Prüfung.
- Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf KI als Grundlage für rechtliche/medizinische/finanzielle Entscheidungen.

5) Geistiges Eigentum (IP)
Fügen Sie keine urheberrechtlich geschützten Inhalte Dritter in KI-Tools ein, sofern dies nicht zulässig ist.
Befolgen Sie [IP-/Quellenangaben-Regeln des Unternehmens] für KI-gestützte Arbeitsergebnisse.

6) Sicherheit & Integrationen
- Nutzen Sie SSO (Single Sign-On), wo verfügbar.
- Verbinden Sie KI-Tools nicht ohne Genehmigung mit Unternehmenslaufwerken/Wissensdatenbanken.
- Melden Sie mutmaßliche Datenpreisgabe unverzüglich an [Sicherheitsansprechpartner].

7) Protokollierung, Überwachung & Kosten
Die KI-Nutzung kann zu Sicherheits-, Compliance- und Kostenmanagementzwecken protokolliert werden.
Mitarbeitende müssen die von [Verantwortlichem] festgelegten Nutzungsgrenzen/Budgets einhalten.

8) Verstöße
Verstöße können zu eingeschränktem Zugriff und disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Kündigung führen.

Genehmigung
[Name, Titel]
[Datum]

Tipp: Fügen Sie einen Verantwortlichen und ein Überprüfungsdatum hinzu, damit die Richtlinie nicht veraltet.

2) Vollständige Vorlage für eine KI-Nutzungsrichtlinie (ausführlich)

Verwenden Sie diese Version, wenn Sie eine Richtlinie wünschen, die Audits, Lieferantenprüfungen und der täglichen Durchsetzung besser standhält.

KI-Nutzungsrichtlinie (AUP)

Kopieren/einfügen, anschließend alles in eckigen Klammern wie [Firmenname] ersetzen.

KI-NUTZUNGSRICHTLINIE (AUP)

Dokumentenkontrolle
- Unternehmen: [Firmenname]
- Version: [1.0]
- Gültig ab: [JJJJ-MM-TT]
- Verantwortlich: [Rolle / Team]
- Genehmigt von: [Rolle]
- Überprüfungsintervall: [Vierteljährlich / Halbjährlich]

1. Zweck
1.1 Zweck
[Firmenname] („Unternehmen“) ermöglicht Mitarbeitenden die Nutzung von Werkzeugen der künstlichen Intelligenz („KI“) zur Steigerung der Produktivität und schützt zugleich Unternehmensdaten, Kunden und geistiges Eigentum.

1.2 Ziele
Diese Richtlinie verfolgt folgende Ziele:
(a) Schutz von Daten des Unternehmens, der Kunden und der Partner,
(b) Reduzierung rechtlicher und Compliance-Risiken,
(c) Sicherstellung qualitativ hochwertiger Ergebnisse und verantwortungsvoller Nutzung,
(d) Verwaltung und Kontrolle der Kosten.

2. Geltungsbereich
2.1 Erfasste Personen
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden, Auftragnehmer, Praktikanten und Aushilfen.

2.2 Erfasste Systeme und Daten
Diese Richtlinie erfasst jegliche KI-Nutzung im Zusammenhang mit Systemen, Konten, Netzwerken oder Daten des Unternehmens, einschließlich KI-Tools von Drittanbietern, die für Unternehmensaufgaben verwendet werden.

3. Definitionen
3.1 KI-Tool
Jedes System, das mithilfe von maschinellem Lernen Texte, Bilder, Audio, Video oder Code erzeugt oder umwandelt.

3.2 Vertrauliche Daten
Alle nicht öffentlichen Informationen über das Unternehmen, seine Kunden, Partner oder Mitarbeitenden, einschließlich geschäftlicher, finanzieller, rechtlicher, technischer oder sicherheitsrelevanter Informationen.

3.3 Personenbezogene Daten (PII)
Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizieren können (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Ausweisnummer).

4. Grundsätze
4.1 Menschliche Verantwortlichkeit
Die Verantwortung für Entscheidungen und Arbeitsergebnisse verbleibt beim Menschen. KI ersetzt kein professionelles Urteilsvermögen.

4.2 Geringste Berechtigung
KI-Tools und Integrationen erhalten ausschließlich den minimal erforderlichen Zugriff.

4.3 Datenminimierung
Stellen Sie nur die für die Aufgabe erforderlichen Mindestdaten bereit.

4.4 Sicherheit von Anfang an
Verwenden Sie genehmigte Tools und sichere Konfigurationen (SSO, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen).

5. Genehmigte Tools und Konten

5.1 Liste der genehmigten Tools
Mitarbeitende dürfen ausschließlich Tools verwenden, die von [IT/Sicherheit] genehmigt sind und unter folgendem Link aufgeführt werden: [Link].

5.2 Anforderungen an Konten
- Nutzen Sie unternehmensverwaltete Konten (SSO), wo verfügbar.
- Verwenden Sie keine privaten KI-Konten für Unternehmensaufgaben, sofern keine Genehmigung von [IT/Sicherheit] vorliegt.

5.3 Tool-Anfragen
Anfragen für neue KI-Tools sind über [Prozess/Link] einzureichen und werden bewertet hinsichtlich:
- Sicherheitskontrollen (SSO, RBAC, Verschlüsselung)
- Datenverarbeitungs- und Aufbewahrungsrichtlinien
- Compliance (AVV, SOC 2 oder gleichwertig)
- Auswirkungen auf die Kosten

6. Regeln zum Umgang mit Daten
6.1 Verbotene Eingaben (niemals erlaubt)
Mitarbeitende dürfen Folgendes keinesfalls in ein KI-Tool eingeben:
- Passwörter, Zugangsdaten, Geheimnisse, Zugriffstoken, private Schlüssel
- Kreditkarten- oder Bankkontodaten
- Authentifizierungscodes (OTP), Wiederherstellungscodes
- Hochsensible personenbezogene Daten (Gesundheit, Biometrie usw.)

6.2 Eingeschränkte Eingaben (nur mit Genehmigung erlaubt)
Folgendes darf ausschließlich mit dokumentierter Genehmigung von [Recht/Sicherheit] und nur mit angemessenen Schutzmaßnahmen verwendet werden:
- Personenbezogene Kundendaten oder Kundeninhalte
- Nicht öffentliche Rechtsdokumente, Verträge oder Verhandlungen
- Nicht öffentliche Finanzergebnisse oder Prognosen
- Proprietärer Code, Systemarchitektur oder Sicherheitsdetails

6.3 Erlaubte Eingaben
Folgende Eingaben sind grundsätzlich erlaubt:
- Öffentlich verfügbare Informationen
- Bereinigter/anonymisierter Text, der keine Person oder keinen Kunden identifizieren kann
- Allgemeine Entwürfe ohne vertrauliche Geschäftsdetails

6.4 Anforderungen an die Anonymisierung
Bei der Verwendung interner Texte müssen Mitarbeitende Folgendes entfernen oder maskieren:
- Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften
- Kundenkennungen und Kontonummern
- Eindeutige Projektnamen oder vertrauliche Kennungen

6.5 Speicherung und Aufbewahrung
Mitarbeitende müssen davon ausgehen, dass Inhalte, die in KI-Tools von Drittanbietern eingegeben werden, vom Anbieter gespeichert und überprüft werden können, sofern keine schriftliche Vereinbarung Gegenteiliges festlegt.

7. Nutzung der Ergebnisse und Qualitätskontrollen
7.1 Verifizierung
KI-Ergebnisse müssen verifiziert werden hinsichtlich:
- sachlicher Richtigkeit
- Quellenangaben/Belege für Aussagen
- Berechnungen und Argumentation
- Konformität mit Unternehmensstandards

7.2 Externe Veröffentlichung
KI-generierte Inhalte (Marketing, Dokumentation, Code, Kundenkommunikation usw.) dürfen nicht ohne menschliche Prüfung extern veröffentlicht werden.

7.3 Sensible Entscheidungen
KI darf nicht als alleinige Grundlage für rechtliche, medizinische, HR-, Compliance-, Einstellungs- oder Finanzentscheidungen verwendet werden.

8. Geistiges Eigentum und Lizenzierung
8.1 Materialien Dritter
Mitarbeitende dürfen urheberrechtlich geschützte Materialien Dritter nur eingeben, wenn dies durch Lizenz oder ausdrückliche Genehmigung gestattet ist.

8.2 IP des Unternehmens
KI-gestützte Arbeitsergebnisse sind Liefergegenstände des Unternehmens und müssen [IP-Richtlinie] entsprechen. Sofern erforderlich, sind Quellenangaben aufzunehmen und Aufzeichnungen zu Quellen aufzubewahren.

9. Sicherheit und Integrationen
9.1 Integrationen mit internen Systemen
Die Anbindung von KI-Tools an Unternehmenssysteme (Google Drive, Notion, Confluence, Datenbanken, Ticketing usw.) erfordert die Genehmigung durch [IT/Sicherheit].

9.2 Zugriffskontrollen unterstützen:
- rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
- Benutzerverwaltung (idealerweise über SSO)
- Audit-Protokolle (sofern verfügbar)

9.3 Vorfallmeldung
Mitarbeitende müssen mutmaßliche Datenpreisgabe, Vorfälle mit Prompt Injection oder Richtlinienverstöße unverzüglich an [Sicherheitsansprechpartner] melden.

10. Datenschutz und Compliance
10.1 Rechtliche Compliance
Die KI-Nutzung muss den geltenden Gesetzen und Unternehmensrichtlinien (Datenschutz, Sicherheit, Aufbewahrung, HR usw.) entsprechen.

10.2 Einschränkungen für Kunden und Partner
Wenn ein Kundenvertrag die KI-Nutzung einschränkt, gehen diese Einschränkungen dieser Richtlinie vor.

11. Kostenkontrollen und Nutzungserfassung
11.1 Budgetierung
[Verantwortlicher] legt Nutzungsbudgets und/oder Limits pro Team/Rolle fest.

11.2 Überwachung
Die KI-Nutzung kann zu Sicherheits-, Compliance- und Kostenkontrollzwecken überwacht und gemeldet werden.

11.3 Modellbeschränkungen
Soweit zutreffend, können teurere Modelle auf bestimmte Rollen oder Anwendungsfälle beschränkt werden.

12. Schulung und Support
12.1 Schulung
Mitarbeitende müssen die erforderliche KI-Schulung absolvieren, bevor sie genehmigte KI-Tools für Unternehmensaufgaben verwenden.

12.2 Support
Fragen sind zu richten an:
- Sicherheit/IT: [Kontakt]
- Recht: [Kontakt]
- HR/People Ops: [Kontakt]

Tipp: Fügen Sie einen Verantwortlichen und ein Überprüfungsdatum hinzu, damit die Richtlinie nicht veraltet.

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FAQ (KI-Nutzungsrichtlinie)

Ist das dasselbe wie eine „KI-Richtlinien-Vorlage“?

Eine KI-Richtlinie ist breiter gefasst (Governance, Ethik, Compliance, Rollen). Eine Nutzungsrichtlinie ist die praktische Teilmenge, die festlegt, was Mitarbeitende im Tagesgeschäft tun dürfen und was nicht.

Dürfen Mitarbeitende private KI-Konten für die Arbeit nutzen?

Grundsätzlich nein, sofern dies nicht ausdrücklich genehmigt ist. Private Konten verringern Transparenz, Kontrolle und Konsistenz.

Wer sollte für diese Richtlinie verantwortlich sein?

Üblicherweise Sicherheit/IT mit Beiträgen von Recht, HR und einem fachlichen Verantwortlichen (z. B. Operations/Finanzen).

Wie oft sollten wir sie aktualisieren?

Mindestens vierteljährlich, solange sich Tools, Preise und Vorschriften weiterentwickeln.

Dürfen wir interne Dokumente in ein KI-Tool einfügen?

Nur wenn:

das Tool genehmigt ist und
das Dokument keine eingeschränkten Daten enthält (oder Sie eine Genehmigung haben) und
Sie die Anonymisierungs-/Schwärzungsregeln Ihres Unternehmens einhalten.

Im Zweifel behandeln Sie interne Dokumente als eingeschränkt, bis dies geklärt ist.

Dürfen wir KI verwenden, um Kundennachrichten zu schreiben?

In der Regel ja, jedoch mit Schutzmaßnahmen:

behandeln Sie sie ausschließlich als Entwurf, bis sie geprüft wurde,
vermeiden Sie sensible Kundendaten in Prompts,
stellen Sie sicher, dass Aussagen korrekt und richtlinienkonform sind.

Sollten wir Quellenangaben oder Belege verlangen?

Bei allem, was sachliche Aussagen, Recherche oder compliance-relevante Themen betrifft, reduziert die Anforderung von Quellen/Belegen das Risiko und verbessert die Qualität.

Brauchen wir unterschiedliche Regeln für unterschiedliche Teams?

Die meisten Unternehmen fahren am besten mit einer einzigen Basis-KI-Nutzungsrichtlinie plus optionalen Ergänzungen (z. B. strengere Regeln für Support, Vertrieb, Engineering, HR).

Was gilt für die Nutzung von KI bei Einstellungs-, Rechts-, medizinischen oder Finanzentscheidungen?

Verwenden Sie KI nicht als alleinige Grundlage für sensible Entscheidungen. Wenn KI eingesetzt wird, sind menschliche Verantwortlichkeit, Dokumentation und eine angemessene Prüfung erforderlich.

Möchten Sie Ihre KI-Nutzungsrichtlinie in der Praxis leichter befolgen lassen?

Eine Richtlinie zu schreiben ist Schritt eins. Der schwierigere Teil besteht darin, Ihre genehmigten Tools, Ihr internes Wissen und die Teamnutzung an einem Ort zu halten, damit die Leute nicht standardmäßig auf private Konten oder Ad-hoc-Workflows zurückgreifen.

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